Tämä on Kulttuuriyhdistys Väristys ry:n henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24 § mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 10.4.2018.

1. Rekisterinpitäjä
Kulttuuriyhdistys Väristys ry (Y-tunnus 1602778-5), toiminimi Kulttuuriklubi Siperia
Veturitallinkatu 6
40100 Jyväskylä

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Kulttuurituottaja Tiina Ahtonen
kulttuuriklubisiperia ( at ) gmail.com

3. Rekisterin nimi
Lippuvaraustietojen ja osallistumislistojen rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Pitää kirjaa lippuvarauksista ja harrastusryhmien osallistujista

5. Rekisterin tietosisältö

Euroopan unionin tietosuoja-asetus GDPR määrittää tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen ikärajaksi 16 vuotta. Alle 16-vuotiaan huoltajalta on pyydettävä suostumus alle 16-vuotiaiden henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn. Nuoren ja huoltajan kannattaa aina ilmoittaa toimintaan tarvittavat henkilötiedot yhdessä huoltajan suostumuksen saamiseksi

Ryhmiin ilmoittautujat:
– osallistujan nimi ja syntymävuosi
– puhelinnumero
– sähköpostiosoite
– alle 16-vuotiaan ilmoittautujan huoltajan suostumus tietojen antamiseen sekä yhteystieto (huoltajan puhelinnumero)

Lippujen varaajat:
– nimi
– puhelinnumero
– sähköpostiosoite
– esitys/esitykset, joihin lippu/liput on varattu
– varattujen lippujen määrä
– varaajan vapaavalintaisesti antamat muut tiedot (kuten minkä tyyppinen lippu on kyseessä)

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan varaajilta itseltään heidän varatessaan lippuja esityksiin tai ryhmään ilmoittautujilta itseltään heidän ilmoittautuessaan toimintaan. Alle 16-vuotiaiden ollessa kyseessä tiedot saadaan huoltajalta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja käytetään vain yhdistyksen sisällä, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille.

8. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kaikki henkilötiedot ovat suojattu ulkopuolisten pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä.

Sähköinen rekisteri muodostuu salasanasuojattuun Google Forms – tiedostoon, jonne on pääsy ainoastaan yhdistyksen palkatuilla työntekijöillä. Manuaaliseen lippuvarauslistaan kirjataan ainoastaan varaajan nimi ja varattujen lippujen määrä. Lista toimitetaan lipunmyyjälle ennen kunkin esityksen alkua. Esityksen päätyttyä lista hävitetään asianmukaisesti.

Manuaaliseen osallistujalistaan kirjataan ainoastaan osallistujan nimi ja osallistuminen ryhmän tapaamiskerroille (rasti ruutuun päivämäärän kohdalle). Manuaalinen osallistujalista on käytössä yhdistyksen palkatulla työntekijällä, joka toimii ryhmän ohjaajana. Listaa säilytetään yhdistyksen työntekijöiden toimistossa lukittavassa kaapissa. Toimistotila on erillinen lukittava huone, joka on vain yhdistyksen palkattujen työntekijöiden käytettävissä. Ryhmän toiminnan päätyttyä lista hävitetään asianmukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 alkaen sovellettavan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Kaikkea pääsyä henkilötietoihin valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Lipun varanneella tai ryhmään ilmoittautuneella on oikeus saada nähdä itsestään kirjatut tiedot sekä vaatia rekisterissä olevan tiedon korjaamista tai oikaisemista.